خدمات تخصصی عارضه یابی سازمانی (Organizational Diagnosis)

خدمات تخصصی عارضه یابی سازمانی

درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیداکردن مشکلات آن که با عنوان عارضه نامیده می شود، اقدامی حیاتی در فرآیند پیوسته فوق الذکر است. در این مقاله به طور خلاصه عارضه یابی سازمانی شامل مدل و کارکردهای مهم آن به عنوان نقطه آغازی جهت ورود به مسیر رشد و سرآمدی مورد بررسی اجمالی قرار گرفته است.

در بسیاری از مباحث مدیریتی، سازمان به بدن انسان تشبیه می شود، چرا که سازمان نیز یک موجود پویا و زنده است. همانطوری که پیش نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام آزمایش های کاملی از وضعیت بدن انسان است و هر چه دقت این آزمایش ها بیشتر و دقیق تر باشد بهبودها و فرایند درمان موثرتر خواهد بود، در مورد ایجاد اصلاحات وحرکت به سوی رشد و پیشرفت سازمان نیز انجام فرایند عارضه یابی همین حکم را دارد و با انجام این فرایند سعی در یافتن معضلات و تنگناهایی داریم که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر بهبود باشند.

انجام فعالیت عارضه یابی به عنوان گام اولیه در تعریف اقدامات لازم برای توسعه ظرفیت مدیریت و نظام های مدیریتی و اصلاح عملکرد سازمان فعالیتی بسیار ضروری و گامی از یک پروژه استراتژیک در سازمان است.

مزایاي عارضه یابی سازمان عبارتند از :

- تعیین نقاط ضعف ، عارضه ها و فرصت هاي موجود سازمان

- شناسایی و تحلیل محیط موجود براي بررسی عملکرد سازمان

- تعریف آموزش ها و پروژه هاي کاربردي

- علل تأخیرات پروژه هاي سازمان

- محاسبه شاخص هاي بهره وري و سودآوري

- تحلیل دقیق ساختار

 

مهم ترین کارکردهای انجام عارضه یابی سازمانی عبارتند از:

•    شناسایی علل تأخیرات پروژه های سازمان
•    محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری
•    تعیین میزان بهره وری سازمان و کارکنان
•    تحلیل دقیق ساختار، فرآیند اهداف و استراتژی های سازمان و بهبود آنها
•    تعیین نقاط قوت و ضعف و اولویت بندی مشکلات
•    عارضه یابی منابع انسانی، ارگونومی و محیط کار
•    شناسایی و تحلیل محیط موجود برای بررسی عملکرد سازمان
•    تعیین راهکارهای علمی حل مشکلات
•    تعریف آموزش ها و پروژه های کاربردی و کاهش هزینه های آموزش های غیر مؤثر
•    جلوگیری از اتلاف منابع مالی سازمان در پروژه های غیر کاربردی

تعاریف اکادمیک و رسمی، عارضه یابی را فرآیندی می دانند مبتنی بر تئوری علوم رفتاری. فرآیند مذکور تشکیل شده است از مراحل:

۱-    ورود به یک سیستم انسانی (سازمان)
۲-    جمع آوری داده های معتبر در مورد تجربیات افراد تشکیل دهنده آن سازمان در رابطه با سیستم حاکم بر آن و نهایتاَ
۳-      بازخورد دادن اطلاعات حاصل از پردازش داده ها به آن سیستم بمنظور ارتقاء آگاهی افراد سیستم در آن مورد
عارضه یابی به شرح فوق، چنانچه بر اساس یک مدل صورت پذیرد، امکان فهم سیستماتیک سازمان را فراهم می آورد به ترتیبی که بتوان بمنظور حل مشکلات و بهبود بهره وری، اقدامات لازم را در مقاطع زمانی مناسب انجام داد.
مراحل انجام پروژه های عارضه یابی به طور کلی به شرح زیر است:
۱-    طرح موضوع و بیان مسئله یا مسایل سازمان
۲-    کسب موافقت مدیریت ارشد برای اجرای پروژه عارضه یابی
۳-    تشکیل تیم عارضه یابی به منظور ایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
۴-    انجام آموزشهای اولیه، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضا
۵-    تهیه برنامه و انجام عارضه یابی و در ادامه علت یابی
۶-    ارائه راهکارهای بهبود
۷-    تدوین و ارایه گزارش


عارضه یابی سازمانی حرکتی نیست که الزاماً منجر به یافتن یک حقیقت محض در  مورد یک مجموعه شود. البته باید توجه شود که عارضه یابی یک سیستم تجویز نسخه هم نیست. به بیان دیگر ، هدف از عارضه یابی، ایجاد یک فهم مشترک و همه جانبه در مورد یک سیستم است تا بر اساس آن، امکان تصمیم گیری در خصوص لزوم ایجاد تغییرات در سیستم و همچنین موضعی که نیاز به انجام تغییرات دارد، روشن شود.
عارضه یابی سازمانی زمانی انجام می شودکه متولیان آن سازمان ، باستناد شاخصه هایی ، متوجه ناکارآمدی در مجموعه می شوند. این تشخیص چنانچه با اراده اصلاح و بهبود همراه باشد ، منجر به انجام فرآیند عارضه یابی خواهد شد. در انتهای عارضه یابی، طراحی
گزینه های موجود جهت انجام اقدامات اصلاحی آغاز می گردد.

معاینه سازمانی

سازمان هر شرکت مشابه انسان ، موجودی پویا و زنده است و پیش نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام آزمایش های کاملی از وضعیت بدن انسان است هرچه دقت این آزمایش ها بیشتر و دقیق تر باشد بهبود ها و فرآیند درمان مؤثرتر خواهد بود.
نقطه شروع هر تغییر و بهبودی ، درک و شناخت کامل از وضعیت موجود و پیداکردن مشکلات آن است که با عنوان عارضه خوانده می شود . با انجام این فرآیند سعی دریافتن معضلات و تنگناهائی داریم که ممکن است بعنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر رشد باشد .

معایته سازمانی و کلینیک کسب و کار
لذا با انجام فرآیند معاینه سازمانی سازمانی به مشکلات و امراض سازمان پی برده و سپس با تعریف پروژه های بهبود قدم اول را برای آماده سازی خود در مسیر رشد و تعالی بردارند.
معاینه سازمانی بعنوان یکی از ابزارهای اولیه و مفید برای سازمانهائی است که در اندیشه تعالی بوده و سعی دارند در این راه قدم بگذارند .
اصولاً سازمانی متعالی است که کیفیت خروجی های آن مورد رضایت مشتریان ، مصرف کنندگان ، کارکنان ، سهامداران ، تأمین کنندگان کالا و خدمات و جامعه قرار گیرد .

عارضه یابی  یا معاینه سازمانی سازمان در دو سطح انجام می شود :


1- عارضه یابی سازمانی سریع و سطحی
2- عارضه یابی سازمانی دقیق و تفصیلی

 

عارضه یابی سریع و سطحی


در این نوع عارضه یابی اطلاعات کلی سازمان از راههای مصاحبه، پرسشنامه، بازدید و مطالعه مستندات جمع آوری شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص های   بهره وری و سودآوری سازمان انجام می شود. سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخص های مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و جایگاه شرکت در محیط بیرونی نیز مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد.

عارضه یابی سازمانی سریع به معنای درک عارضه، تحلیل علل وجودی عارضه و یافتن مهم ترین علل بروز عارضه و در نهایت ارائه پیشنهادات از طریق بکارگیری روش های علمی تحقیق و مشاوره در مدت زمان کوتاه است. حرکت بهبود و توسعه در یک سازمان زمانی صحیح و اثر بخش خواهد بود که با شناخت درست و واقعی نقاط قوت و نقاط ضعف فعلی یک سازمان و فرصت ها و تهدیدهای محیطی آن آغاز شود. فهم و درک مناسب، معتبر و قابل اتکای یک سازمان نیازمند یک مدل و چارچوب مفهومی صحیح، علمی و منسجم است و بدون وجود چنین مدلی، نتایج بررسی و شناخت، معتبر و قابل دفاع نخواهد بود نتیجه فرایند معاینه سازمانی سریع فهرست مشکلات اساسی و مهم بنگاه مورد بررسی و در نهایت پیشنهاد هایی برای رفع آنها است.


در نهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرار  می گیرد. در این مرحله در مورد ضرورت انجام بررسی دقیق تر و عمیق تر نیز تصمیم گیری می شود.

عارضه یابی تفضیلی و دقیق

این نوع ارزیابی شامل ۷ مرحله است که پس از تصویب پروژه عارضه یابی انجام می شود. مراحل مختلف این فرایند معمولاَ به ترتیب زیر است:

۱٫    بررسی ماموریت، چشم انداز، اهداف و استراتژی های سازمان
۲٫    بررسی ساختار، سیستم های اطلاعاتی، فرایندها و نتایج آن در حوزه های نه گانه داخل سازمان و همچنین قلمرو کاری آن. نمونه پرسش نامه های اساسی مربوط به این مرحله معمولاَ عملکرد سازمان را در دوره های مختلف مورد بررسی قرار می دهد.
۳٫    تحلیل نتایج بررسی ها و ارزیابی ها و جمع بندی ونتیجه گیری
۴٫    تعیین نقاط قوت و ضعف
۵٫    اولویت بندی مشکلات
۶٫    تعیین حوزه های کلیدی بهبود با توجه به مشکلات اولویت بندی شده و ارایه راهکارهای بهبود
۷٫    تدوین گزارش

حوزه های نه گانه مورد اشاره در مرحله دوم به شرح زیر می باشند:

•    اثربخشی (انجام کارهای درست)

•    کارایی (انجام درست کارها)

•    بهره وری (انجام درست کارهای درست)

•    نوآوری

•    قابلیت انعطاف

•    کیفیت زندگی کاری شرکت

•    سودآوری

•    کیفیت

•    مسئولیت اجتماعی

 

حال با توجه به چارچوب فوق بطور کلی مراحل انجام معاینه سازمانی بشرح ذیل است :


1- طرح موضوع و بیان مسئله یا مسائل سازمان
2- کسب موافقت مدیریت ارشد شرکت برای اجرای پروژه معاینه سازمانی
3-انتخاب مشاورین با تجربه.
4- تشکیل تیم معاینه سازمانی بمنظورایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
5- انجام آموزشهای اولیه ، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضاء
6- تهیه برنامه و انجام معاینه سازمانی
7- ارائه راهکار بهبود
8- تدوین و ارائه گزارش

 

مدل عارضه یابی سازمانی مورد استفاده توسط مجموعه کلینیک سازمانی

مدل عارضه یابی سازمانی کلینیک کسب و کار و کلینیک سازمانی

 

 

همانطور که در مدل مشخص است ارزیابی کسب و کار در چهار سطح انجام میشود که عبارتند از :

  1.  سطح اول محیط بیرونی سازمانی به جهت بررسی تعداد و شدت تاثیرات متغیرهای محیطی 
  2. سطح دوم بررسی ارکان اصلی سازمان
  3. سطح سوم بررسی پرسنل و کارمندان سازمان
  4. سطح آخر بررسی فرایندها و سرویس های در حال ارائه توسط کسب و کار

آمار بازدید سایت کلینیک سازمانی

0104406
امروز
دیروز
این هفته
هفته گذشته
این ماه
ماه گذشته
کل روزها
331
1996
3791
8735
20145
31661
104406

پیش بینی امروز
336

4.03%
12.33%
1.25%
0.20%
0.43%
81.76%
آنلاین (15 دقیقه گذشته):6
6 مهمان
صفر کاربر

IP شما:35.173.47.43

Back to top